Hvordan man skriver en ungdomsgruppeforældremøde Letter

Aktivt involverede forældre er nøglen til de mest succesrige ungdomsministeriets programmer. At holde dem orienteret om begivenheder og udviklinger er afgørende for at sikre deres støtte og engagement. Som ungdomsgruppe voksenleder eller ungdomspastor er det op til dig at få en indbydende og informativ tone i din kommunikation med dem, enten skriftligt eller personligt. Når det er nødvendigt at afholde et forældremøde, skriv et venligt, kortfattet brev til oplysning om forældrene om mødet - og tag en dagsorden til rådighed for at forberede sig på mødet.

Indstil en tid og dato for ungdomsgruppens forældremøde og sikre et passende sted for mødet. Sæt mødeoplysningerne på kirkekalenderen og i nyhedsbrevet eller ugentlige bulletin for at offentliggøre det bredt. Hvis du vil have bestemte personer udenfor forældrene til at deltage i mødet, f.eks. Din pastor, inviterer dem i god tid til at sikre, at de kan deltage.

Udkast til en kort, venlig brev til forældrene og inviterede dem til mødet. Hvis du kender alle forældrene personligt, kan du bruge en uformel hilsen som "Kære John og Sue" for at åbne dit brev. Ellers skal du bruge en hilsen som "Dear Youth Group Parents" eller "Kære Mr. og Mrs Smith."

Brug dit indledende afsnit til at invitere forældrene til mødet med henvisning til dato, klokkeslæt og sted for arrangementet. Bemærk at du inkluderer en separat møde dagsorden inkluderet i brevet. Dernæst beskrive formålet og målene for det foreslåede møde. Anmærk ikke alle ting, du har til hensigt at dække, men fremhæv de vigtigste spørgsmål, så forældre forstår betydningen af ​​mødet og vide, hvad de skal forvente. Tilføj flere afsnit som nødvendigt for at give relevant baggrundsinformation om de spørgsmål, du vil diskutere på mødet.

Luk dit brev ved at spørge forældrene om at lade dig vide, om de kan deltage eller ej , der giver dine kontaktoplysninger, så de kan nå dig via telefon eller email. Understrege betydningen af ​​forældremyndighed i et vellykket ungdomsministeriumsprogram og slutte med at sige, at du glæder dig til at se dem på mødet, høre deres indlæg om problemstillingerne og kende dem bedre. Brug en traditionel lukning som "Venlig hilsen" eller "Respektivt" efterfulgt af fire tomme linjer og dit trykte navn. Skriv dit navn i de tomme mellemrum over det trykte navn. Hvis det er relevant, vil du måske bruge en lukning som "Din i Kristus" eller "I hans navn".

Opret en dagsorden for dit møde med forældre til ungdomsgruppemedlemmer . Indstil agendapunkter i prioriteret rækkefølge for at sikre, at du først får de vigtigste problemer. For at sikre, at mødet forbliver på rette spor, skal du tildele omtrentlige tider til diskussion for hver dagsorden. Du kan f.eks. Notere på din dagsorden, introduktion af ungdomsgruppeofficerer (5 minutter), oversigt over kommende ungdomsgruppebegivenheder (15 minutter) og diskussion af omkostninger og fundraising for missionstur (15 minutter).

Afprøv dit brev og møde dagsordenen. Hent en aktuel liste over ungdomsgruppemedlemmer og deres forældre. Sørg for at sende hver forælder en kopi af både dit brev og dagsordenen. Send brevet med snail mail for at sikre, at det går direkte til dine ønskede modtagere. Send brevet mindst to hele uger før mødet - og send en e-mail-påmindelse fra en til to linjer et par dage før mødedagen.