Planlægning af sundhedsmesse: Tidslinje og checkliste

Sundhedsmesser er nyttige til at uddanne offentligheden om sundhedsrelaterede emner. De er også et effektivt værktøj til at forbinde sundhedseinretninger med offentligheden. At planlægge en sundhedsmesse til dit lokalsamfund kan være en udfordrende opgave, men med den rigtige planlægning og indsats kan du organisere en succesfuld begivenhed. Enkle retningslinjer hjælper dig med at udvikle en tidslinje til at planlægge og udføre din egen sundhedsmesse.

Ting, du har brug for

• 3-ring binder
• Folder
• Kuverter
• Frimerker

Instruktioner

1. Organiser dit udvalg. Udvalget skal have sit første planlægningsmøde mindst ét år før sundhedsmessens dato. I skal mødes mindst seks gange før begivenheden, med det første møde mindst seks til tolv måneder før. Under mødet skal udvalget beslutte tema, lokation og dato. Sørg for at overveje målgruppen ved disse valg. Lav også en liste over mulige udstillinger og aktiviteter, der vil appellere til målgruppen. Vurder listen, og udarbejd et budget.

2. Sikr forpligtelser. Mindst tre til seks måneder før sundhedsmessen, find udstillere som sundhedsudbydere og frivillige til at arbejde ved arrangementet. Beslut og arranger tjenester som gratis sundhedstjek og andre aktiviteter. Reserver også eventuelt udlejningsudstyr.

3. Bestil nødvendigt materiale. Kontakt sundhedsorganisationer som Hjerteforeningen for at anmode om uddannelses- og fremmingsmateriale. Informér organisationerne om, at du organiserer en sundhedsmesse, og anmod om det antal varer, du har brug for. Opret og udskriv plakater og flyers til fremme af sundhedsmessen. Arranger udstyr (som håndvogne og affaldsspande) og materialer (som affaldsposer og borddække). Sørg for at give en skriftlig bekræftelse til dine udstillere mindst tre måneder før sundhedsmessen.

4. Gør arrangementet bekendt. Mindst én måned før sundhedsmessen, kontakt lokale medier for at arrangere reklame. Opret også standskilte og et kort over messen til dine udstillere og besøgende. Udarbejd et program og anerkend dine udstillere, frivillige og donorer. Sørg for at oprette en liste over eventuelle sidstminutters behov.

5. Afslut din plan. Ugen før sundhedsmessen, organiser tilmeldingsprocessen og lav navneskilt til relevante deltagere. Bekræft alle deltagere og opret en opgaveliste for dine frivillige. Opsæt et kommandocenter på sundhedsmessen, så alle deltagere ved, hvor de kan finde hjælp og information.

6. Opsæt sundhedsmessens lokaler. Dagen før arrangementet, opsæt så mange borde og udstillinger som muligt. Mærk hver station og stand passende ifølge kortet du har lavet. Sørg også for, at alt udstyr er i arbejdsgående stand. Test elkontakter og audiovisuelt udstyr.

7. Åbn sundhedsmessen for besøgende. Udstillingerne og deltagere skal være klar mindst en time før dørene åbner for offentligheden. Gør dig tilgængelig til at rette dine frivillige, og sørg for, at der altid er nogen til at modtage tilmeldinger og evalueringer fra besøgende. Hold øje med antallet af deltagere, da du skal have et estimat på besøgende.

8. Send takkebreve. Efter sundhedsmessen, sørg for at takke alle, der hjalp med at gøre den til en succes. Inkluder i takkebrevet en rapport over de evalueringer, du indsamlede (hvis nogen), og et estimeret deltagelsestal. Send også disse rapporter til dine lokale medier.