Kontraktadministrationsværktøjer: Sikring af gennemsigtighed & overholdelse

Kontraktadministration handler grundlæggende om at krydstjekke en entreprenørs præstation. Det udføres normalt af statsembedsmænd og bringer alt under undersøgelse, fra den tid, kontrakten tildeles, indtil alle forhandlinger er afsluttet, og alle betalinger for entreprenøren er afviklet. Så det er grundlæggende en grundig verifikation for en statskontrakt for at være gennemsigtig og værdifuld i alle hensigter.

Givelse af korrekt træning til Kontraktansvarligs Tekniske Repræsentant (COTR)

Et godt COTR-træningsprogram kan bilde ryggraden i effektiv kontraktadministration. Dette sikrer, at en sund akkord rammes mellem COTR og kontraktofficeren. COTR og kontraktofficeren er ansvarlige for at garantere, at kontrakteringsprocessen er vellykket; derfor er gensidig forståelse mellem COTR og kontraktofficeren kritisk.

Udførelse af post-tilbuds-orienteringsaktiviteter vel

Ansvar for passende udførelse af post-tilbuds-orientering falder også på kontraktadministratoren. De ideelle aktiviteter skal omfatte leverance af en komplet kopi af fakturaen, identifikation af leverandør, genkendelse af nøgleafdelinger, undersøgelse af eventuelle kontraktr-apporteringskrav, kontrakts-remitteringsproces og dokumentationskrav. Identifikationen af leverandører samt deres gennemgang af kontraktr-apporteringskrav anses for at være en vigtig del af at sikre, at post-operationelle aktiviteter udføres vel.

Udstedelse af meddelelse til entreprenøren vel i tide

At informere entreprenøren om at begynde arbejde i tide ville sikre, at arbejdet udføres glat og uden besvær, og en effektiv kontraktadministrator skal passe på det. I fraværet af effektiv og prompt meddelelse kan operationen ikke udføres med lethed; derfor anses dette for at være en vigtig del af den operationelle procedurer.

Udførelse af afslutningsaktiviteter

Den afsluttende entreprenør-vurderingsrapport er en vigtig afslutningsaktivitet. Den skal udføres i overensstemmelse med afdelingspolitikker og procedurer. De ansvarlige parter skal underrettes, når midler kan frigøres. Afslutningsaktiviteter er lige så vigtige som initieringen af enhver opgave, og de skal udføres med perfekt nøjagtighed. I fraværet af passende afslutningsaktiviteter er chancerne for, at virksomheden ville lide negative konsekvenser.

Verificering af dokumenter og udført arbejde

Verificering af dokumenter skal udføres omhyggeligt. Alle dokumenter, herunder fakturaer, udgør et vigtigt værktøj til kontraktadministration. Rapportering af eventuelle kontrakttvister falder også under dette hoved.