Registrering af Medarbejder Sikkerhedstræning: Overholdelse & Bedste Praksis

Sikkerhedstræning er obligatorisk for de fleste brancher. Virksomheder risikerer bøder, hvis en stats- eller federal inspektør opdager, at medarbejdere ikke har modtaget passende sikkerhedstræning. Ved skade eller død kan betydelige bøder følge. Store og små virksomheder har ansvaret for at holde styr på medarbejderes sikkerhedstræning. Selv en lille virksomhed med under 100 medarbejdere kan have svært ved at holde styr på hver medarbejders træning og fornyelsesbehov. Store koncerner søger ofte ekstern hjælp eller dedikerer en hel afdeling til træning og registrering af træning, skader og andre sikkerhedsspørgsmål.

Internt (In-house)

1. Overvej at købe trænings- og tracking-software fra forhandlere af business- og sikkerhedsressourcer. Evaluer tilgængelige softwaretyper før køb. Systemet, indlæst på virksomhedens eller sikkerhedsafdelingens computersystem, kan indstilles til at sende varsel til afdelingen eller sikkerhedschefen, når træning kræves. Hver medarbejders træningsregistrering indtastes i systemet, hvilket gør nem tracking mulig.

2. Overvej at implementere et automatiseret Learning Management System (LMS), der tillader en virksomhed at holde medarbejderposter online. Disse systemer er tilgængelige fra diverse online udbytere. Selvom registrering sker online, har den ansættende virksomhed stadig kontrol over medarbejderposter. Ændringer i træningsbehov og medarbejdere kan tilføjes når som helst.

3. Lille virksomhed: Har ofte en sikkerhedschef på stedet. Sikkerhedschefen er typisk ansvarlig for at dokumentere sikkerhedstræning. En spreadsheet-type registrering er tilstrækkelig til at spore og planlægge medarbejdertræning.

4. Meget stor koncern (national/verdensomspændende): Har ofte en corporate safety- eller HR-afdeling. Her kan separate divisioner skulle udpege en person eller afdeling til at dokumentere deres træning. Corporate officers, der styrer sikkerhedsspørgsmål for hele enheden, sender repræsentanter til hver division jevnligt. Her gennemgås divisionsposterne. En koncern kan også kræve, at hver division sender dokumentation via et online system.

Outsourcing

5. Hvis du outsourcer træning: få alle services fra én ressource, hvis muligt. Udsourcingsvirksomheden kan holde styr på, hvilken træning hver person har afsluttet, og varsle ledelsen, når opdateringer er påkrævet. Dog kan en udsourcingsvirksomhed ikke få adgang til medarbejderpersonaleposter. Planlæg nyansattes træning jevnligt og i god tid. Din virksomhed kan vurdere behovet for træning og gruppe-størrelse afhængigt af sæson eller andre behov.

6. Outsource registrering. Behovet for outsourcing af medarbejdertræning og andre poster opstår typisk i store koncerner. Kontakt med udsourcingsvirksomheden kan ske online eller via personlige besøg fra deres repræsentanter. En udsourcingsvirksomhed kan gøre mere end at holde styr på sikkerhedstræning – nogle leverer eller indgår kontrakter om sikkerhedstræning.

7. Outsourcing kan ske helt online. Træningskurser for medarbejdere kan gennemføres online. Medarbejderen modtager et bevis eller andet completionsbevis, der kan lægges i medarbejderposten. Udsourcingsvirksomheden kan holde styr på al medarbejdertræning og varsle ledelsen, når yderligere online træning er nødvendig.