GSA Formular SF-91: Udnævnelse af autoriserede personer til federale leveranceplaner

GSA Formular SF-91, Udnævnelse af autoriserede personer til anskaffelsesservice og styring af varer og serviceprogrammer med en entreprenør, udpeger specifikke statsmedarbejdere, der er autoriseret til at placere ordrer mod GSA Multiple Award Schedules (MAS) og andre GSA-kontraktkøretøjer. Det er den juridiske portvagt for federale indkøbsmyndigheder.

Formularstruktur & nøglefelter

• Sektion A – Entreprenør & Bestillingsmyndighed ID: Entreprenørnavn, GSA-kontraktnummer, bestillingsmyndighedsnavn, myndighedsbureau-kode (ABC), myndighedslokationskode (ALC)
• Sektion B – Autoriserede personer: For hver udnævnte: fulde navn, titel, prøveunderskrift, dato og bestillingsbegrænsninger (dollarterskler, produkt/servicekategorier, specifikke SIN'er, geografiske restriktioner, slutbrugsbegrænsninger)
• Sektion C – Kontraktchef-certificering: Underskrift fra CO (eller udpeget repræsentant), der udnævner personerne, med dato
• Sektion D – Entreprenøraccept: Entreprenørunderskrift, der bekræfter modtagelse og accepterer at ære ordrer kun fra listede personer inden for angivne begrænsninger

Kritiske styringsregler

• Dobbelt underskrift krævet: Både offentlig (CO) og entreprenør skal underskrive; certificerede kopier udveksles
• Tilbagekaldelse/revision = Ny formular: Enhver ændring (tilføj/fjern/ændr begrænsninger) kræver en ny SF-91 med opdaterede underskrifter. Mundtlige/email ændringer er ugyldige.
• Bestillingsbegrænsninger er bindende: Entreprenør skal afvise ordrer, der overstiger angivet myndighed
• Arkivbevaring: Begge parter bevarer underskrevne formularer i kontraktperiode + 6 år (FAR 4.805)
• Sikkerhed: Beskyt formularer mod uautoriseret ændring; behandle som anskaffelsesfølsomme dokumenter

Hvorfor det betyder noget

SF-91 håndhævner princippet om "autoriseret bestillingsmyndighed" (FAR 8.404), forhindrer uautoriserede indkøb, kontrollerer udgifter og sikrer ansvarsfølelse. Det er entreprenørens juridiske skjold – ordrer placeret uden en gyldig, nuværende SF-91 på fil er ikke bindende for staten.

Bedste praksis

• Gennemgå og revalider SF-91 mindst årligt eller ved personaleændringer
• Vedligehold et centraliseret register over aktive SF-91'er pr. kontrakt
• Træn autoriserede personer i begrænsninger, anskaffelsesintegritet og bestillingsprocedurer (GSA Advantage!, eBuy, direkte bestilling)
• Entreprenører: implementér ordervalideringsarbejdsgang, der krydsrefererer hver indgående ordre mod den aktuelle SF-91

Korrekt SF-91-styring er fundamentalt for overholdende, kontrollerede federale indkøb. Behandl det med den rigor, det kræver.