Sikre lagringsmuligheder for medicinske journaler: En omfattende guide

Vigtigheden af sikker journalopbevaring

Medicinske journaler omfatter sådanne ting som historie, fysisk undersøgelse, laboratorierapporter, medicin og operationer. At opretholde journaler på et sikkert sted for at beskytte patienten er det vigtigste aspekt at overveje ved opbevaring af information. Patientjournaler må ikke fjernes fra en facilitet undtagen ved dommerlig befaling, forladelsesbrev eller lovpålagt, så det er afgørende at have filer i et sikkert og sikkert område med begrænset adgang. Typer af medicinsk journalopbevaring inkluderer sådanne ting som låste skabe eller rum og computere.

Typer af journalopbevaring

1. Papirbaseret opbevaring

Traditionelt var alle medicinske journaler på papir og opbevaret i et arkivskab. Papirfiler optager meget plads og kræver ekstra plads, især med en stor praksis. I 2003 indførte Health Insurance Portability and Accountability Act love vedrørende beskyttet sundhedsinformation, der forhindrer uautoriserede mennesker i at få adgang til patientjournaler. Dette kræver et system, hvor filer holdes i et låst skab, rum eller bygning med et begrænset antal mennesker, der har adgang. De, der har adgang, kan være nødt til at bruge nøgler, swipe et ID-kort eller indtaste en kode på en tastatur for at få adgang.

2. Kombineret papir og computer

De fleste kontorer har computersoftware, der tillader kontorpersonale at indtaste eller scanne patientinformation ind i systemet eller læg at indtaste direkte fra en mini-laptop eller anden elektronisk enhed, hvilket begrænser fysisk opbevaring af filer. Medicinske journaler skal vedligeholdes i ca. syv år, hvilket kræver stor computermemorie. Det er vigtigt at have et system til sporings af journaler, især når filer er opdelt mellem fysisk og computeropbevaring. Det er også vigtigt at beskytte systemet med adgangskoder, der ændres ofte, og begrænse antallet af medarbejdere, der har adgang til informationen.

3. Elektronisk sundhedsjournal (EHR)

Det mest nuværende skub har været mod et standardiseret nationalt sundhedsjournalsystem, hvor alle en patients journaler er kombineret i én database og kan tilgås fra enhver læge ved enhver facilitet. Denne type medicinsk journalopbevaring er sikrere for patienten på grund af alt at være ét sted. En læge, der tilgår informationen, vil have din hele historie, rapporter og mediciner fra overalt, du nogensinde har været i enhver stat, hvilket reducerer potentialet for medicinske fejl. Sikkerhedsforanstaltninger skal være på plads for at forhindre tab, ødelæggelse og manipulation med information.

4. Personlig sundhedsjournal (PHR)

Denne type medicinsk journalopbevaring, også kaldet en bærbar sundhedsjournal, kontrolleres og vedligeholdes af patienten. Enheden kan være noget, du bærer, som en USB-flash-drev, eller vedligeholdes online med en adgangskodebeskyttet konto. Al medicinsk historie samles på tværs af alle kilder ét sted ved import, scanning eller dataindtasning af den individuelle patient. Det er vigtigt at holde denne information nøjagtig og opdateret for at undgå medicinske fejl.

Sikkerhedskrav

• Adgangskontrol: fysisk og digital
• Kryptering af elektroniske data
• Revisionssporet for alle adgange
• Backup og katastrofeberedskab
• Overholdelse af HIPAA og lokale love