Hvilken type optegnelser vil du have til at have hændelser på arbejdspladsen, der involverer nogen form for diskrimination?

For effektivt at håndtere og undersøge hændelser på arbejdspladsen, der involverer enhver form for diskrimination, er det vigtigt at opretholde nøjagtige og omfattende optegnelser. Her er en liste over de typer poster, du gerne vil have:

1. Hændelsesrapport:

- En formel hændelsesrapport bør udfyldes af den person, der oplevede eller var vidne til diskrimination. Den bør indeholde detaljer såsom dato, klokkeslæt, sted for hændelsen og en grundig beskrivelse af, hvad der skete.

2. Vidneudsagn:

- Hvis der var vidner til den diskriminerende hændelse, skal deres udtalelser registreres. Disse udtalelser kan give yderligere perspektiver og støtte til den enkelte, der indgiver rapporten.

3. Kommunikationsregistreringer:

- Opbevar fortegnelser over enhver kommunikation relateret til hændelsen, herunder e-mails, tekstbeskeder eller skriftlige noter. Disse kan være værdifulde til at etablere en tidslinje over begivenheder og karakteren af ​​diskriminationen.

4. Fysiske beviser:

- Hvis der er fysiske beviser relateret til hændelsen, såsom dokumenter, optagelser eller skærmbilleder, bør det indsamles og bevares.

5. Personaledokumentation:

- Vedligeholde registre over alle handlinger, der er truffet af personaleafdelingen som reaktion på hændelsen. Dette omfatter alle undersøgelser, gennemførte interviews og eventuelle disciplinære forholdsregler.

6. Politik- og proceduredokumenter:

- Hav kopier af virksomhedens politikker og procedurer vedrørende diskrimination, chikane og lige muligheder for beskæftigelse på arkivet. Disse dokumenter viser organisationens forpligtelse til at forebygge og håndtere sådanne hændelser.

7. Træningsrekorder:

- Før optegnelser over enhver træning, der gives til medarbejdere om diskrimination, mangfoldighed, inklusion og følsomhed. Disse optegnelser kan vise, at organisationen er proaktiv med hensyn til at forhindre diskrimination.

8. Juridiske dokumenter:

- Hvis hændelsen eskalerer til et juridisk anliggende, såsom en retssag eller en undersøgelse foretaget af et tilsynsorgan, skal du opbevare al juridisk dokumentation relateret til sagen, herunder retskendelser, forligsaftaler eller eventuelle resultater fra undersøgelser.

9. Korrigerende handlingsplaner:

- Hvis der træffes korrigerende handlinger som følge af hændelsen, såsom ændringer i politikker, procedurer eller disciplinære foranstaltninger, skal du dokumentere disse handlinger og deres resultater.

10. Fortrolighedsaftaler:

- Hvis der er underskrevet fortrolighedsaftaler af de involverede parter i hændelsen, skal du opbevare kopier af disse aftaler.

Ved at vedligeholde disse typer optegnelser kan organisationer sikre grundig dokumentation af hændelser på arbejdspladsen, der involverer diskrimination, lette retfærdige undersøgelser og demonstrere en forpligtelse til at opretholde et diskriminationsfrit arbejdsmiljø.