Texas plejehjem journalarkivering: Krav & overholdelse

Ting, du har brug for

• End-tab mapper
• Farvekodede etiketter

Instruktioner

1. Gennemgå dit anlægs politikker og procedurer om journalfortrolighed. Dette vil tjene som din guide ved arkivering af nye og arkiverede journaler. Hvis dit anlæg ikke har en skriftlig politik om journalfortrolighed, skal du oprette og implementere en straks, som anviset i TAC 19.1912.

2. Etabler en indbakke og ud-bakke til journaler (beskyttet af journalpersonale) med et udlånssystem. Dette system skal tilbyde fuld sikkerhed og forhindre uautoriseret adgang til journaler, som krævet af TAC 19.1910. (To mærkede skåle på en ubetjent disk kvalificerer sig ikke som et sikkert indbakke/udbakke-system.) Adgang til journaler skal kræve en lægeordre. Registrer alle lægeordrer samt al journalaktivitet.

3. Brug farvekodede etiketter til at gøre journaler lette at finde. Tildel visse farver til bogstaver i alfabetet og arkivér efter beboerens efternavn. For eksempel modtager alle A til C-journaler grønne etiketter, D til F har orange etiketter, osv. Hvis dit anlæg bruger et klinisk journalnummeringssystem, anvend den farvekodede metode på det og arkivér i overensstemmelse hermed. (Grønne etiketter for journaler 1200 til 1499, orange for 1500 til 1799, osv.)

4. Bestem opbevaring til aktive og inaktive journaler. Nogle kontorer vælger at bruge åbne hylder til aktive journaler (journaler for nuværende beboere) og skabopbevaring til inaktive journaler eller arkiver. TAC 19.1910 kræver, at plejehjemme opbevarer medicinske journaler i fem år fra den dato, hvor medicinske tjenester cesserer. Hvis dit anlæg plejer mindåriges, skal deres journaler opbevares i tre år efter, at beboeren nået den lovmæssige alder ifølge Texas-lov.

5. Opret et ansigtsark for hver journal. Dette ark giver typisk basisoplysninger om beboeren (navn, fødselsdato, værelsesnummer, klinisk journalnummer osv.) samt en tjekliste over dokumentation, som journalen skal indeholde. Ansigtsark varierer efter anlæg og overlades generelt til administrativt skøn. Dog kræver TAC 19.1911, at alle ansigtsark angiver navn, postadresse og telefonnumre på den behandlende læge.

6. Saml journaler, mens du sikrer, at hver er komplet med tilstrækkelige oplysninger til at identificere og pleje beboeren. TAC kræver, at en journal som minimum indeholder beboerens fulde navn, hjem-/postadresse, social security-nummer, sundhedsforsikringskravnumre, fødselsdato og klinisk journalnummer (hvis relevant). Gennemgå TAC 19.1911 for alle krav til journalindhold.

7. Skredder eller brænd journaler, du ikke længere er forpligtet til at beholde. Når du ødelægger en journal, skal du dokumentere beboerens navn, kliniske journalnummer (hvis brugt), social security-nummer, Medicare/Medicaid-nummer eller fødselsdato. Den person, der affaldsbehandler journalen, skal datere og underskrive dette dokument.