Forståelse af Medicaid-journalopbevaring: HIPAA- og statskrav

Medicaid-journalopbevaring

Health Insurance Portability Act, vedtaget af kongressen i 1996, satte en universel standard for håndtering af fysiske og elektroniske medicinske journaler. Loven begrænser adgang til medicinske journaler og standardiserer opbevaringsperioden, før de kan destrueres eller slettes. Medicaid er et federalist sponsoret sundhedsforsikringsprogram, der uafhængigt administreres af hver stat. Som følge heraf kan opbevaringsreglerne for Medicaid afvige fra HIPAA-standarder og variere efter stat.

Journalopbevaringsfaciliteter

Medicinske journaler skal udføres og vedligeholdes for hver patient, der kommer ind på det medicinske facility for både indlagte og udlagte patienter. Centers for Medicare & Medicaid Services kræver, at det medicinske facility bruger et system til forfatteridentifikation og journalvedligeholdelse for at sikre fuld sikkerhed og fortrolighed for alle journaler. Beskyttelse af elektroniske journaler er obligatorisk ved brug af en brugerbegrænset database, adgangskodebeskyttelse og elektronisk kryptering, hvis nødvendigt. De fleste stater kræver, at facilityet opbevarer hårde kopier af journaler i låste arkivskabe, og nogle stater kan også kræve brug af brandsikre opbevaringsfaciliteter for nogle medicinske institutioner.

Journalopbevaringseksperter

Ifølge regler fastsat af både Health Insurance Portability Accountability Act og Centers for Medicare & Medicaid Services, skal tilstrækkelige faciliteter være til rådighed til håndtering og opbevaring af Medicaid-medicinske journaler. Et hospital eller lægekontor skal have en passende administrativ personale til at håndtere strømmen af Medicaid-filer og sikre, at hver fil er komplet, sikkert arkiveret og hentet i tide. Desuden skal det administrative personale modtage passende træning i håndtering af medicinske journaler, såsom medicinske kodningsprocedurer, arkivering og hvordan man beskytter en patients fortrolighed ved at begrænse frigivelse af journaler til uautoriserede parter.

Opbevaringslængde

Standardregler kræver, at det medicinske facility opbevarer originalen eller lovligt reproducerede dubletter af alle medicinske journaler i mindst seks år. Gateway Health Plan angiver, at nogle regler kan kræve, at udbydere, der betjener et Medicaid- eller Medicare-plan, opbevarer alle medicinske journaler, økonomiske journaler og kilderapporter i mindst ti år. Nogle Medicaid-journaler er nødvendige for at assistere revisioner udført af Department of Health and Human Services eller Comptroller General. Nogle medicinske faciliteter forlænger opbevaringen af Medicaid-journaler som sikkerhedsforanstaltning mod mulige retsager, mens nogle stater også kan have varierende krav til Medicaid-journalopbevaringsperioden.